Cómo se calculan los costos
La calculadora suma, año por año, lo que cuesta cada opción y compara los totales acumulados:
Desarrollar, año 1 = horas de desarrollo × costo por hora + hosting mensual × 12
Desarrollar, años 2 a 5 = costo de desarrollo × % de mantenimiento + hosting mensual × 12
Comprar, año n = licencias del año n × precio del año n × 12
(+ implementación en el año 1)
licencias del año n = usuarios × (1 + crecimiento anual)^(n − 1), redondeado hacia arriba
precio del año n = precio por usuario × (1 + aumento anual)^(n − 1)El año de cruce es el primer año en que cambia la opción más barata. La opción que conviene a 5 años es la de menor costo acumulado al terminar el año 5.
Ejemplo práctico
Una empresa de Madrid con un equipo comercial de 30 personas quiere un CRM. Desarrollarlo a medida le llevaría 800 horas a 45,00 € por hora, más 300,00 € al mes de hosting y un 15 % del costo de desarrollo cada año en mantenimiento. Comprar un CRM en la nube cuesta 25,00 € por usuario al mes, con un crecimiento del equipo del 10 % anual, una implementación de 3000 € y una subida de precio del 3 % cada año.
- Costo de desarrollo: 800 × 45,00 € = 36.000 €
- Desarrollar, año 1: 36.000 € + 3600 € de hosting = 39.600 €; después, 9000 € al año (5400 € de mantenimiento + 3600 € de hosting)
- Comprar, año 1: 30 licencias × 25,00 € × 12 + 3000 € = 12.000 €
- Comprar, año 5: 44 licencias × 28,14 € × 12 = 14.857 € solo ese año
| Año | Desarrollar (acumulado) | Comprar (acumulado) | Más barato |
|---|---|---|---|
| Año 1 | 39.600 € | 12.000 € | Comprar (SaaS) |
| Año 2 | 48.600 € | 22.197 € | Comprar (SaaS) |
| Año 3 | 57.600 € | 33.973 € | Comprar (SaaS) |
| Año 4 | 66.600 € | 47.086 € | Comprar (SaaS) |
| Año 5 | 75.600 € | 61.942 € | Comprar (SaaS) |
Los costos no se cruzan en 5 años: comprar (SaaS) es más barato todos los años. A 5 años, comprar ahorra 13.658 €, aunque la diferencia se reduce cada año a medida que crece el equipo.
Los montos están redondeados igual que en la calculadora; cada paso usa los valores sin redondear.
Más allá de los números
El costo total es solo una parte de la decisión. Ten en cuenta también estas preguntas:
| Pregunta | Apunta a desarrollar | Apunta a comprar |
|---|---|---|
| ¿Es clave para competir? | Sí, te diferencia | No, es un proceso estándar |
| ¿Con qué urgencia lo necesitas? | Puedes esperar meses | Lo necesitas en semanas |
| ¿Tienes equipo para mantenerlo? | Sí, con responsables a largo plazo | No, o el equipo está ocupado |
| ¿Qué tan específicas son tus necesidades? | Procesos muy propios | Necesidades comunes que cubren muchas herramientas |
| ¿Cuánto crecerán los usuarios? | Mucho: el precio por usuario se encarece | Poco o de forma estable |
Consejos para comparar con justicia
- Estima las horas de desarrollo con honestidad. Suma diseño, pruebas, documentación y despliegue; las primeras estimaciones casi siempre se quedan cortas.
- No olvides el mantenimiento. Un software sin mantenimiento se convierte en un riesgo de seguridad y de estabilidad.
- Lee bien los planes del SaaS. Las subidas de precio, los mínimos de licencias y las funciones reservadas a planes superiores cambian el resultado.
- Incluye la implementación en ambos lados. La migración de datos, las integraciones y la capacitación cuestan tiempo con cualquier opción.
- Revisa el costo de salida. Cambiar de proveedor SaaS o reescribir una herramienta propia más adelante también tiene un precio.
- Revisa la decisión con el tiempo. Lo que conviene con 30 usuarios puede no convenir con 300.
Lo que esta estimación no incluye
No se incluyen el costo de esperar mientras se desarrolla, el valor de las funciones nuevas que el proveedor agrega sin costo, el tiempo de gestión interna, los impuestos, los descuentos por pago anual ni el costo de oportunidad de que tus desarrolladores trabajen en esto y no en tu producto. Usa el resultado para enmarcar la decisión, no como único criterio.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el costo de desarrollar?
El año 1 incluye el costo de desarrollo (horas × costo por hora) más doce meses de hosting. Desde el año 2, cada año suma el hosting y el mantenimiento anual, calculado como un porcentaje del costo de desarrollo original.
¿Cómo se calcula el costo de comprar SaaS?
Cada año se paga el precio por usuario × el número de usuarios × 12, más el costo de implementación en el año 1. Los usuarios crecen y el precio sube cada año según los porcentajes que indiques, y las licencias se redondean hacia arriba porque no se puede pagar una fracción de usuario.
¿Qué significa que los costos se crucen?
Desarrollar suele costar más al principio y menos después, mientras que el SaaS cuesta poco al inicio y crece con los usuarios y los aumentos de precio. El año de cruce es el primer año en que cambia la opción más barata, mirando los costos acumulados.
¿Por qué el mantenimiento se cuenta desde el año 2?
En el primer año el equipo todavía está construyendo el software, así que ese esfuerzo ya forma parte de las horas de desarrollo. Una vez en producción, necesita correcciones, actualizaciones y parches de seguridad cada año; una referencia habitual es entre el 15% y el 25% del costo de desarrollo.
¿Se guardan los datos que ingreso?
No. Todos los cálculos se hacen en tu navegador. Los valores solo salen de tu dispositivo si usas el botón para compartir, que los incluye en el enlace que copias.